Javier Muñoz

En esta semana de sequía (en varios sentidos), voy a aprovechar para tratar un aspecto que me ha resultado tremendamente conflictivo en mi carrera gtd. Desde que empecé con el moleskine, al apuntar mi stuff se me suele plantear una pregunta: ¿inbox o next action?

Si somos estrictos con el método de David Allen, todo debe pasar por el inbox antes de procesarlo. Parece lógico, tener un único punto de entrada de acciones, y un único punto de procesado. En mi caso, que no tengo una lista excesivamente grande de acciones, muchas veces me resulta redundante anotar algo en una página, para, poco después, pasarlo a otra página del cuaderno.

Normalmente, cuando lo apuntado es algo muy concreto y que tengo claramente identificado, va a parar directamente a la página del contexto correspondiente. Si tengo alguna duda sobre la entidad o dificultad, entonces sí que lo anoto en el inbox.

Lo que va a parar irremediablemente a la lista de entrada es toda la información que recolecto, con la idea de que cuando llegue el momento de la revisión semanal, pasarlo a su sitio como ya indiqué aquí.

Es un pequeño atajo, pero que en ciertos momentos me facilita la tarea, especialmente cuando las tareas resultan repetitivas.

¿Utilizáis algún atajo más?

Si hay algo en estos días que me rodea e incluso me afecta, es la tan manida astenia primaveral. Bien es cierto que odio el encasillamiento en general, sobre todo proviniente de los medios de comunicación -a pesar de que virtualmente no los sigo- y esa manía por darle nombre a todo: astenia primaveral, síndrome post-vacacional, etc. El caso es que la gente sea capaz de creerse que tiene algo. Como digo, desde hace un par de semanas, mire donde mire, veo gente abatida, cansada, con pocas ganas de moverse, trabajar,…

Yo mismo no escapo de ello. Me cuesta horrores levantarme, pierdo las ganas de ponerme a comer -que no el hambre-, y las tardes se hacen interminables en la oficina. En donde lo noto especialmente es en mi sistema gtd. Realmente no tengo una cantidad de tareas que no pueda gestionar más o menos bien de memoria, pero abrir el moleskine se me hace pesadísimo.

Es un estado desagradable del que se hace complicado escapar, salvo dejando que pasen los días. A fin de cuentas, todos los años es lo mismo.

¿Os encontráis igual de desganad@s?

Resulta sorprendente lo que un pequeño cuadernito puede dar de sí.  El Moleskine no es especialmente diferente a cualquier otro cuaderno, salvo por la historia que tiene detrás -con una gran parte de merchandising, todo hay que decirlo. Algo que llevamos haciendo desde pequeños, ha resultado ser la herramienta más versátil de todas cuantas he probado en esto del GTD: coger un trozo de papel y apuntar en él nuestras labores.

Más allá de reservar ‘trozos’ para tener separados los proyectos, inbox y futuribles, el gran avance creo que consiste en mantener una página por cada contexto. Recuerdo que un contexto es un lugar físico en el que realizar una acción. Si agrupamos acciones en contextos, podremos mejorar la eficiencia, asignando tareas similares en el mismo sitio. Esto permite, por ejemplo, realizar todas las llamadas que tengamos pendientes una vez cojamos el teléfono, enviar varios email’s en cadena, etc.

Digo que es una gran ventaja, porque la elección de los contextos no es trivial. En las recomendaciones de David Allen se habla de varios más o menos fijos (@OFFICE,@PHONE,@HOME, …), que pueden extenderse o no en función de las necesidades.

En mi caso, por ejemplo, conforme iba rellenando acciones en el contexto @MAC, me iba dando cuenta de que muchas de ellas se refieren al blog, por tanto, me pareció más inteligente crear un contexto nuevo -@BLOG-, y anotar en él todas las tareas relacionadas.

En la práctica, esto resultó tan sencillo como coger una página nueva y pasar a ella todas las tareas que ya tenía anteriormente en el contexto @MAC, relacionadas con el blog, eliminándolas de su origen.

Quiero decir con ello, que tachar acciones de nuestras listas no sólo es útil una vez realizadas, sino también a la hora de agrupar mejor nuestro horario y nuestra situación física.

Después de semanas pensando qué hacer con la documentación/información que he ido acumulando (aquí y aquí), creo que por fin he llegado a una conclusión útil, al menos desde mi perspectiva.

¿Por qué conformarme con un moleskine cuando puedo tener dos?

La mayor parte de la información que he ido anotando, simplemente son enlaces a páginas web’s, aplicaciones interesantes, así como información de tipo personal, como por ejemplo, las dimensiones de una camiseta que tengo que me gusta cómo me queda. Todo eso puede ser escrito en una simple línea, sin mayor complicaciones que saber indexar correctamente el contenido.  Y creo que esas función la cumple perfectamente mi cuadernito. Así que me he comprado otro, al que pasaré mi Inbox, Next Actions, Projects, etc, y el antiguo (el azulito de debajo en la foto), lo ‘tunearé’ un poco, para hacer un índice alfabético e ir añadiendo en él todo lo que me interese.

El mecanismo que voy a usar es anotarlo todo en el negro, tal y como he venido haciendo hasta ahora con el otro, y cuando haga la revisión semanal, pasar la referencia al azul. De esta forma me ahorro perder tiempo valioso en indexar información, cuando podría estar anotando algo más interesante, así como me libro de llevar los dos cuando estoy fuera de casa. Espero que me vaya bien. Ya iré contando los avances.

Ya hablaré en otra ocasión de la revisión semanal y de la gran importancia que tiene. Me reafirmo en ello conforme van pasando las semanas.

Recordando un poco, hablábamos la semana pasada de la multitarea y los grandes perjuicios que provoca en nuestro trabajo diario. Hablaba un poco de una idea que podría aportarnos una resolución interesante: dividir el trabajo en bloques, manteniendo la concentración y la atención en cada uno de ellos.

Para mí es una buena solución, que me ayuda a avanzar en el desarrollo de cualquier proyecto. Pero, ¿y si damos un paso más allá?

Imaginad que estáis escribiendo un email a un cliente y vuestra siguiente acción en la lista es llamar a algún colaborador. Hasta aquí bien. Imaginad ahora que justo después de la llamada de teléfono tenéis planificado enviar un correo a vuestro jefe para avisarle de vuestra próxima ausencia.

La lista, tal y como la hemos expuesto es:

• Email a cliente
• Llamada a colaborador
• Email a jefe

Puede parecer una buena ordenación, aislando acciones y separando objetivos. Sin embargo, podría ser mejor cambiar el orden ligeramente a esto:

• Email a cliente
• Email a jefe
• Llamada colaborador

De esta nueva forma, ordenamos tareas según la acción/lugar que vayamos a hacer. Parece más lógico que, una vez que estamos escribiendo un email, sigamos con el siguiente y con todos los que tengamos pendientes, justo antes de pasar al siguiente tipo de acción. Estos tipos se suelen llamar Contextos en el mundo gtd y son un factor determinante a la hora de establecer las acciones a realizar.

Siempre nos resultará más natural seguir el orden de un contexto y pasar al siguiente cuando hayamos terminado, que ir dando saltos de contexto en contexto, haciendo acciones sueltas. El tiempo empleado por el cerebro para centrarse en cada uno de ellos se reducirá al mínimo, y nos permitirá ahorrar tiempo de una forma más eficaz si cabe.

Esta tarde he llevado el coche a la revisión de los 45000 kms, y aprovechando que iba a estar varias horas allí esperando, me he llevado el libro GTD, que ya me quedaba poquito para terminarlo. En un par de horitas, ya lo he dejado listo, y la valoración final no puede ser más positiva.

Hay muchas cosas que no entiendo, que requerirán una relectura, pero por ahora, el método parece que va bien. Estoy usando el cuaderno para apuntar todo mi ‘stuff’ y voy procesando por contextos y proyectos, pero hay algo que, por ahora, me queda grande, y es el tema del ‘reference’, es decir, almacenar información importante.

Según indica David Allen es fundamental contar un buen método, y conforme avanzo, me doy cuenta que la mitad de elementos de mi Inbox son de este tipo, pero realmente no sé cómo catalogarlos ni almacenarlos. No quiero usar el típico archivador en papel, porque muchos de ellos son simples ideas, pero un cuaderno se me antoja demasiado escueto para hacerlo todo. La opción electrónica no es viable. Prefiero hacer algo tangible, en la misma línea que el moleskine, y que tan buen resultado me está dando.

Por ahora, tengo los elementos sin procesar en el Inbox, pero me temo que eso tiene que acabar pronto, así que ya tengo próxima tarea: ‘decidir método de almacenaje’

Siempre he sido una persona que ha buscado la eficiencia y la eficacia en mi vida laboral (lo intento también en el resto de facetas), y hace cosa de un mes, recalé, por arte de magia, en el blog de un profesor de la Universidad de Málaga, bastante implicado con el tema del software libre.

Como digo, llegué a este post: http://www.orcero.org/irbis/blog/organizando-el-tiempo/ y me atrapó desde el primer momento. Tanto, que en unos minutos ya estaba leyendo el otro post que menciona David, así como más información sobre el tema.

GTD es un sistema revolucionario, ideado por el ideólogo David Allen, y que tiene legión de seguidores en el mundo. Me he comprado el libro (que estoy a punto de terminar), y un moleskine (gracias a la aportación del marido de mi compañera M., que también se ha involucrado), para ir practicando con él un poco.

Espero ir viendo avances poco a poco. Seguramente necesitaré releer el libro un par de veces, porque es bastante espesito y no creo que pueda comprender toda la metodología de una vez. De hecho, los expertos indican que se tardan un par de años en asimilarlo correctamente.