Javier Muñoz

Hace varios meses (allá por el mes de marzo) que comencé a interesarme con el tema de la gestión personal y la productividad. Comencé a dar la lata con aquello del GTD, los Moleskine’s, la realización de tareas y el almacenamiento de material de referencia.

Tengo que decir que me sirvió como revulsivo durante algún tiempo, pero mirándolo un poco en la distancia, he fallado estrepitosamente en mis objetivos ¿Por qué? Probablemente haya varios motivos, pero haciendo una ‘revisión’ de los objetivos, yo diría que he fallado en los principios mismos del método.

En un comienzo, empecé a leer el genial libro de David Allen, y me sumergí superficialmente en el método GTD, del que aún hoy sigo usando algunas pautas; acudí a comprarme un Moleskine (pequeño cuaderno), y con él me monté mi propio sistema de gestión; comencé a registrar en qué consumía mi tiempo a lo largo del día; reduje mis feeds y algunas cosillas más.

En resumen, intenté abordar demasiados cambios de una vez, sin pararme a pensar si podría soportarlos todos, y definitivamente no pude. Las bases mismas de la productividad buscan la simplificación, pero en mi intento, me cargué con tantas nuevas tareas, que me vi sobrepasado por todo lo que ello conllevaba y el resultado no fue el que esperaba.

El único cambio en mi vida que he seguido manteniendo después de este tiempo es correr, porque me hace sentirme bien y, probablemente, porque fue un cambio lento y gradual.

Esta semana he comenzado de nuevo a interesarme por el tema, e iré marcándome objetivos. De momento, no pretendo mucho: cambiar mi rutina a primera hora de la mañana, eliminando mis distractores durante un par de horas, y comenzar a hacer uso de Evernote como sistema de almacenamiento. Y ya está. No aspiro a más. Los cambios deben hacerse de uno en uno, y hay que dejar el tiempo suficiente como para que se asienten y se conviertan en hábito. De lo contrario, sé que volveré a fallar, y espero que no sea así. Aunque si fallo, lo volveré a intentar. No tengo nada que perder y mucho que ganar.

Ya es vox populi que voy camino de desbancar a Haile Gebrselassie como recordman mundial de la media-larga distancia. A pesar de ello, con cada carrera que hago me encuentro con un rival que me ataca ferozmente: mi cabeza.

Una gran parte del recorrido que hago transcurre por una ronda de circunvalación a medio construir, que rodea mi localidad. Por ello, la ruta consiste en ese tramo en dos rectas larguísimas de más de 700 m, unidas por una curva bastante  abierta de 90 grados. Ello implica que recorrerlas se convierte en un trabajo durísimo, y casi más mental que físico. Una vez que recorres una de ellas y sobrepasas la curva, te encuentras con otra recta interminable.

Casualmente, hablaba el otro día con una persona acerca de la dificultad de realizar un proyecto con la misma intensidad desde el principio hasta el final. Cuando acometes una visión en conjunto, la perspectiva mental es desmoralizadora, por la gran cantidad de trabajo a realizar. Por ello, lo más razonable siempre es dividir un trabajo en tareas lo más pequeñas y específicas que se pueda, e ir avanzando mediante la realización de estas tareas.

Divide y vencerás, o, como dicen, “Nunca olvides que la más larga caminata siempre comienza con un primer paso”.

Seguro que nadie se sorprende por el título de esta entrada. Efectivamente, cada minuto en nuestras vidas cuenta. La vida es demasiado corta para desperdiciarla en asuntos irrelevantes, pero lo suficientemente larga como para disfrutar de los que valoremos como interesantes.

Está claro que cada uno tendrá sus valores en la vida, y lo que para unos será algo fundamental en lo que ocupar su tiempo, para otros será algo secundario, y totalmente evitable.

Si sois tan tiquismiquis como yo (muchísimo), aquello que os haga perder el tiempo (entendamos como perder el tiempo el desarrollar aquella actividad que está en niveles inferiores en nuestra escala de valores) os pondrá de los nervios, incluso violentos.

Tampoco descubro nada nuevo si digo que precisamente esas actividades ‘segundonas’, son las que reducen nuestra productividad. A fin de cuentas todo está relacionado intrínsecamente. Ser productivo no es, ni más ni menos, que realizar algo con lo que nos sentamos plenos y satisfechos con nosotros mismos. Si tu trabajo te gusta, realizar alguna acción dentro de un proyecto, además de hacer avanzar el proyecto, te aportará un plus de satisfacción personal. Si no te gusta, no importa, a fin de cuentas estás haciendo algo con lo que obtener beneficios -económicos o de otro tipo-, que derivarán en cualquier tipo de acciones que sí serán placenteras: viajes en familia, etc.

¿Qué es perder el tiempo para mí? Pues por ejemplo, quedarte atrapado sólo en un atasco -con compañía cambia totalmente-, dormir más de la cuenta -aunque no dormir lo suficiente fulmina a cualquiera-, etc. Entre las últimas cosas que me resultan irremediablemente molestas, una de ellas es gastar 7-8 minutos en encender el ordenador y arrancar las aplicaciones necesarias cuando llego a la oficina por las mañanas. Es una tontería, lo sé, porque casi ni se gasta tiempo, pero me resulta un tiempo inútil.

Por contra, cuando llego y el PC está ya encendido, eso me permite ir directamente al grano de lo que voy a hacer, sin distraerme con otras cuestiones. Mi mente empieza el día mucho más preparada para lo que se me avecina. El punto negro de todo esto es que dejar un ordenador encendido desde las 15 de la tarde hasta las 8 de la mañana del día siguiente constituye un gasto de energía considerable. Por ello, le tenía que buscar una solución.

La solución consiste en programar en uno de los servidores de desarrollo una tarea que me enciende el ordenador automáticamente 10 minutos antes de pisar la oficina -sobre las 7:50- mediante wake-on-lan. Guardando una sesión en mi entorno Gnome con las aplicaciones que me gusta tener al inicio resuelvo la cuestión de los programas que deberían estar on cuando me siento delante de la pantalla. Sencillo, limpio y elegante, además de ecológico.

Para los profanos, diré que sí, que puedes encender un ordenador remotamente, siempre que esté conectado por cable de red y el hardware del equipo lo permita, lanzando un simple comando desde otro equipo en la misma red.

Finalmente querría añadir una frase que leí hace poco tiempo, aunque para ser sinceros, ni recuerdo dónde la leí, ni recuerdo la frase exacta, pero la idea más o menos es esta:

No te entretengas. Si piensas que aún te queda tiempo, seguramente ya sea demasiado tarde.

Escuchando: Diez años después (Los Rodríguez)

Después de semanas pensando qué hacer con la documentación/información que he ido acumulando (aquí y aquí), creo que por fin he llegado a una conclusión útil, al menos desde mi perspectiva.

¿Por qué conformarme con un moleskine cuando puedo tener dos?

La mayor parte de la información que he ido anotando, simplemente son enlaces a páginas web’s, aplicaciones interesantes, así como información de tipo personal, como por ejemplo, las dimensiones de una camiseta que tengo que me gusta cómo me queda. Todo eso puede ser escrito en una simple línea, sin mayor complicaciones que saber indexar correctamente el contenido.  Y creo que esas función la cumple perfectamente mi cuadernito. Así que me he comprado otro, al que pasaré mi Inbox, Next Actions, Projects, etc, y el antiguo (el azulito de debajo en la foto), lo ‘tunearé’ un poco, para hacer un índice alfabético e ir añadiendo en él todo lo que me interese.

El mecanismo que voy a usar es anotarlo todo en el negro, tal y como he venido haciendo hasta ahora con el otro, y cuando haga la revisión semanal, pasar la referencia al azul. De esta forma me ahorro perder tiempo valioso en indexar información, cuando podría estar anotando algo más interesante, así como me libro de llevar los dos cuando estoy fuera de casa. Espero que me vaya bien. Ya iré contando los avances.

Ya hablaré en otra ocasión de la revisión semanal y de la gran importancia que tiene. Me reafirmo en ello conforme van pasando las semanas.

He estado dudando hasta el último momento si hablar aquí de la ‘auténtica’ fecha del nacimiento de Jesucristo (probablemente en primavera, suponiendo que realmente existiera), o un método de gestión de tiempo, pero creo que, por ahora, no me voy a introducir en ninguna otra cuestión de tipo más poético.

Ya hablé en otra ocasión de la página del profesor David Orcero, y de la gran inspiración que ha puesto para mí. Hoy vengo a contar mi experiencia con las ‘burbujitas’, como llamo al sistema. Más que un método de gestión de tiempo, mejor llamarlo sistema de evaluación de gasto de tiempo. La idea principal es elaborar un mapa horario, en el que reflejemos a qué nos estamos dedicando diriamente. Es decir, dicho mapa se hace a posteriori de efectuar una acción.

Por ejemplo, si estoy mirando el correo, cuando pase a otra cosa, debo apuntar el tiempo que he dedicado a mirar el correo. El sistema lleva una puntuación que aplica mejores resultados al trabajo productivo, y peores al tiempo perdido.

La idea original está sacada del blog de David Seah, otro gurú en esto de la eficiencia. Si echáis un ojo por su web, podréis encontrar muchas más plantillas para ayudaros en vuestro trabajo diario.

En lo que a mí respecta, estuve utilizando la plantilla de las burbujitas durante un par de semanas, pero debo decir que después dejé de hacerlo. Esta semana que acaba de pasar he estado totalmente ocupado en ser productivo, por lo que realmente no lo veía necesario, pero la próxima, amenazo con volver a usarlas. Mi compañera M. seguro que me lo agradece.

Gracias a la lectura de este artículo, esta semana, desde el domingo, estoy haciendo un ayuno informativo. Por tanto, sí, esta entrada -y todas las de esta semana- está programada desde hace algunos días. ¿El motivo? Simplemente quiero probarme a mí mismo que puedo estar una semana desconectado de todos los medios y canales que conozco para obtener/proporcionar información.

No pienso abrir el correo (personal, el laboral no puedo evitarlo), leer noticias, conectarme a chat’s, etc. en toda la semana, aunque a estas alturas, quizá ya me he rendido y sucumbido a los cantos de sirena. Espero que no.

Avisé a mis principales contactos de que iba a estar offline para mentalirzarlos a ellos también de que no contactaran conmigo salvo que fuera estrictamente necesario.

Incluso he apagado mi iPod Touch, lo cual ya por sí mismo considero un éxito.

El domingo próximo vuelvo a estar operativo.

Recordando un poco, hablábamos la semana pasada de la multitarea y los grandes perjuicios que provoca en nuestro trabajo diario. Hablaba un poco de una idea que podría aportarnos una resolución interesante: dividir el trabajo en bloques, manteniendo la concentración y la atención en cada uno de ellos.

Para mí es una buena solución, que me ayuda a avanzar en el desarrollo de cualquier proyecto. Pero, ¿y si damos un paso más allá?

Imaginad que estáis escribiendo un email a un cliente y vuestra siguiente acción en la lista es llamar a algún colaborador. Hasta aquí bien. Imaginad ahora que justo después de la llamada de teléfono tenéis planificado enviar un correo a vuestro jefe para avisarle de vuestra próxima ausencia.

La lista, tal y como la hemos expuesto es:

• Email a cliente
• Llamada a colaborador
• Email a jefe

Puede parecer una buena ordenación, aislando acciones y separando objetivos. Sin embargo, podría ser mejor cambiar el orden ligeramente a esto:

• Email a cliente
• Email a jefe
• Llamada colaborador

De esta nueva forma, ordenamos tareas según la acción/lugar que vayamos a hacer. Parece más lógico que, una vez que estamos escribiendo un email, sigamos con el siguiente y con todos los que tengamos pendientes, justo antes de pasar al siguiente tipo de acción. Estos tipos se suelen llamar Contextos en el mundo gtd y son un factor determinante a la hora de establecer las acciones a realizar.

Siempre nos resultará más natural seguir el orden de un contexto y pasar al siguiente cuando hayamos terminado, que ir dando saltos de contexto en contexto, haciendo acciones sueltas. El tiempo empleado por el cerebro para centrarse en cada uno de ellos se reducirá al mínimo, y nos permitirá ahorrar tiempo de una forma más eficaz si cabe.

Como decíamos el otro día, hasta hace bien poco, la multitarea (hacer más de una cosa al mismo tiempo) en los ordenadores es algo ficticio, o al menos ha sido lo predominante.

En el caso del ser humano, la realidad no es muy diferente. Como todavía no tenemos más de una cabeza, el cerebro está hecho para concentrarse en un único objetivo cada vez. Seguro que no podéis hacer dos cosas al mismo nivel de concentración al mismo tiempo. Si lo intentáis, una de ellas se quedará atrás irremediablemente, o, en el peor de los casos, las dos. Evidentemente, no valen cuestiones como escuchar música mientras te atas los zapatos, porque ni la una ni la otra requieren excesiva atencion. Son más o menos acciones automáticas, que requieren poquísima dedicación de nuestro miembro pensante.

Me refiero a acciones que de verdad nos hagan exprimirnos la cabeza. Un ejemplo clásico consiste en apagar la radio del coche mientras conducimos. Hacerlo aumenta nuestra concentración de forma inmediata.

Estar haciendo más de una cosa a la vez supone no hacer ninguna de ellas bien. El cambio de una a la otra requiere un proceso de adaptación (de segundos), provocando una pérdida de tiempo tras otra, que nos puede conllevar perder gran parte de una mañana de trabajo.

¿Cómo mejoramos entonces este aspecto? Una muy buena solución consiste en establecer bloques de trabajo. Si tienes que hacer dos cosas, por ejemplo, ponte a hacer una de ellas, sin distracciones, y hasta que no hayas acabado no hagas la otra. De esta forma, al igual que los ordenadores, consigueremos aislar objetivos y dedicar toda la potencia de nuestro cerebro a una única acción de cada vez.

A mí, personalmente, me cuesta mucho trabajo escapar de la multitarea. No me es raro empezar a hacer algo y cambiar a otra, y después a otra simultáneamente, llevando al final varias cosas en paralelo. Por ello, lo que intento hacer es dividir un trabajo en pequeñas acciones y pequeños objetivos, de forma que pueda hacer una mini-tarea sin distraerme. Es un truquillo que me viene realmente bien.